אפליקציה לניהול משימות
אפליקציה לניהול משימות ותהליכים ארגוניים בארגון בעל מבנה היררכי מורכב
הקדמה
תוכנית "הדר" היא יוזמה שהוקמה לזכרו והשבתו של הדר גולדין הי"ד, ומטרתה ליווי ושמירה על קשר עם בוגרי מוסדות חינוך במהלך השירות הצבאי שלהם. האפליקציה תוכננה כחלק ממערכת לניהול משימות ותהליכים ארגוניים בארגון בעל מבנה היררכי מורכב. היא נועדה לייעל את תהליכי העבודה של מנהלים ומלווים בשטח תוך מתן מענה לצרכים הייחודיים של כל אחד מהם.
רקע ומטרה
על החברה
התוכנית פעלה במשך מספר שנים, אך נתקלה בקשיים בעמידה ביעדי משימות ובהפקת דו"חות איכותיים.
הדבר הקשה על התקדמות התוכנית, גיוס מימון נוסף והרחבת הפעילות למוסדות נוספים.
מטרת האפליקציה הייתה לספק פתרון כוללני לניהול המשימות, תהליכי התקשורת והבקרה בין המשתמשים השונים בארגון.
האפליקציה נועדה לשלב בין צורכי המנהלים ברמות השונות, המלווים בשטח והחניכים.
האתגרים
מיפוי פרסונות
אפיון מדויק של המשתמשים השונים בתוכנית (מנהלים, מלווים וחניכים), תוך הבנת הצרכים והקשיים של כל פרסונה
ניהול משימות והיררכיה מורכבת
התאמת המערכת למבנה ארגוני היררכי, כך שכל רמות המשתמשים יקבלו גישה מותאמת.
אינטגרציה של כלים קיימים
יצירת מערכת חדשה תוך שילוב כלים ותהליכים קיימים במערכת אחת כוללת.
שימושיות ונגישות
בניית ממשק שיהיה אינטואיטיבי גם עבור מנהלים וגם עבור משתמשים פחות מנוסים.
תהליך העבודה
מחקר ואפיון צרכים
- העברת שאלונים למשתמשים שונים בארגון, לזיהוי נקודות כאב ייחודיות.
- ניתוח תהליכי העבודה הקיימים לצורך מיפוי הצרכים והמשימות.
- בניית תרשימי זרימה מפורטים של תהליכי המשתמשים במערכת.
תכנון יוזר פלואו ותפקידי משתמשים
- יצירת תרשימי יוזר פלואו (User Flow) שמציגים את התהליכים המרכזיים באפליקציה.
- זיהוי פיצ'רים עיקריים: ניהול משימות, דיווח ביצועים, ניתוח תפוקות, והתראות בזמן אמת.
- תכנון סקיצות ראשוניות לכל מסך תוך שילוב אלמנטים ברורים וקלים לשימוש.
- ביצוע בדיקות שמישות על הסקיצות עם משתמשים בארגון.
בניית ויירפריימים
- בניית שפה עיצובית אחידה המשדרת מקצועיות ונגישות.
- שימוש באלמנטים עיצוביים שמדגישים היררכיה, צבעים מותאמים והדגשת מידע קריטי.
עיצוב UI
פיתוח ואינטגרציה
- עבודה צמודה עם צוותי פיתוח לצורך יישום העיצוב.
- בדיקות שמישות וליטוש האפליקציה לאחר הפיתוח.
פתרונות מרכזיים
אפיון ועיצוב
ממשק אינטואיטיבי לניהול משימות
- יצירת דשבורד מותאם אישית לכל סוג משתמש, עם הצגת מידע רלוונטי בלבד.
- התאמה דינמית של הרשאות המידע בהתאם לרמות המשתמשים בארגון.
גיימיפיקציה להעלאת מעורבות
פיתוח עמוד שמשתמש בגיימיפיקציה לעידוד המשתמשים.
המשתמשים יכולים לראות גרפים חזותיים שמציגים את ההתקדמות שלהם לעומת היעדים שהוגדרו להם, בכל תחום בנפרד.
השיטה מסייעת לעובדים להרגיש מחויבות ולדווח בצורה מדויקת על המשימות שהשלימו.
כלים לניתוח ומעקב מותאם למנהלים
- אפשרות לפלח את המידע שהתקבל מהמשתמשים לפי קריטריונים שונים: משימות, משתמשים, מוסדות ועוד.
- המידע מוצג בצורה חזותית עם ציונים שמדרגים את רמות הדיווח והביצועים של כל גורם בארגון.
כלי הניתוח מאפשרים למנהלים להבין את מצב הביצועים בשטח, לזהות בעיות ולטפל בהן בצורה ממוקדת.
נתונים אלו מסייעים גם בתהליכי גיוס כספים ועמידה ביעדים ארגוניים. - פיתוח גרפים דינמיים המציגים את התקדמות המשימות ואת מדדי הביצוע.
- הוספת יכולת להפקת דו"חות מותאמים אישית בלחיצת כפתור.
מערכת היררכית מותאמת
- מבנה היררכי ברור המאפשר למנהלים לצפות ולהקצות משימות בקלות.
- כלי בקרה יעילים שמספקים דיווח בזמן אמת על פעילות המלווים.
תוצאה והשפעה
האפליקציה פותחה ויצאה לדרך
שביעות רצון גבוה
מנהלים ומלווים הביעו שביעות רצון רבה מתכנון ועיצוב האפליקציה ומהפשטות של הממשק.
האפליקציה מאפשרת עמידה ביעדים ארגוניים והפקת דו"חות איכותיים, אלו יסייעו בקידום התוכנית וביצירת כלי שיווק חיוני לגיוס תרומות נוספות לצורך הרחבתה.
קטע מתוך כתבה על העמותה והאפליקציה בעיתון