מערכת ניהול לבית החולים לחיות בר
מערכת מורכבת לניהול תהליכים רפואיים ותפעוליים
(Hospital Management System)
הקדמה
הפרויקט התמקד בפיתוח מערכת דיגיטלית חדשה שנועדה להחליף תהליכי עבודה ידניים בבית החולים לחיות בר ובמרכז ההצלה לצבי ים.
המערכת תוכננה במיוחד לעבודה בתנאי שטח, עם התאמה למגוון רחב של משתמשים –
מתנדבים, וטרינרים ומנהלים, תוך שיפור הנגישות והארגון של המידע.
הקדמה
על החברה
החברה להגנת הטבע
הפרויקט בוצע עבור החברה להגנת הטבע, גוף העוסק בשמירה על הסביבה ובשיקום בעלי חיים בסיכון. כחלק מפעילותה, היא מנהלת בתי חולים לחיות בר ומרכזי הצלה, ומתמקדת בשיפור תהליכים רפואיים ותפעוליים באמצעות טכנולוגיה מתקדמת.
בפרויקט זה עבדתי יחד עם קולגה בפרוייקט עצמאי, על אפיון ועיצוב המערכת, החל מהשלב הראשוני ועד להשקה מוצלחת. התהליך כלל תכנון מודולים מותאמים לפי תפקידים, יצירת חוויית משתמש פשוטה ואינטואיטיבית, ועיצוב ממשק המסייע לניהול יעיל של תהליכים רפואיים ותפעוליים בבית החולים
על הפרוייקט
יצירת מערכת חדשה
בית החולים לחיות בר והמרכז להצלת צבי ים, שניהם תחת רשות הטבע והגנים, נזקקו לפתרון שיחליף את שיטות העבודה הידניות שהתבססו על טפסים ודפים רבים.
המטרה הייתה ליצור מערכת דיגיטלית שתתמוך בתהליכי העבודה היומיומיים – טיפול בחיות, תיעוד רפואי, מעקב וניהול צוותים – תוך שמירה על דיוק, קלות שימוש והתאמה לתנאי עבודה בשטח
האתגרים
יצירת פתרון שיתאים לשני גופים (בית החולים ומרכז צבי הים) תוך התאמה לצרכים הייחודיים של כל אחד.
אפיון מערכת שמתאימה לכל סוגי המשתמשים (וטרינרים, מתנדבים, מנהלים), כולל הבדלים משמעותיים בגישה למידע ובתפקידים.
ארגון המידע על החיה בצורה נוחה וקלה לתפעול, כולל הדגשת המידע הקריטי.
אפיון ועיצוב של טפסים רבים, שהמשתמשים צריכים למלא אותם בזמן אמת בשטח, במהירות וללא טעויות.
התאמת הממשק לעבודה על טאבלטים בתנאי שטח, עם מגבלות של מסך קטן ותנאי עבודה משתנים.
תהליך העבודה
מחקר
1. ראיונות
שוחחנו עם צוותי בית החולים, כולל וטרינרים, מנהלים ומתנדבים, כדי להבין לעומק את תהליכי העבודה, הצרכים והאתגרים שלהם.
2. תיעוד חומרי העבודה
בחנו את הדפים והטפסים שעליהם התבססו בעבר, כדי לזהות מה צריך לשמר ומה ניתן לשפר במעבר למערכת הדיגיטלית.
3. תצפיות בשטח
צפינו בצוותים בזמן אמת בזמן קליטת מטופלים, רישום ותיעוד, כדי לזהות מגבלות בתהליך הקיים.
4. ניתוח תפקידים ומשימות של המשתמשים השונים
ביקור של צוות המוצר במרכז להצלת צבי ים כחלק מתהליך המחקר, להכרת סביבת העבודה והצרכים של המשתמשים
מחקר
ניתוח תפקידים ומשימות
עובד בית החולים
דירוג התפקיד
עובד צוות בבית החולים עם מיקוד בטיפול שוטף בחיות, ניטור מצב רפואי, והעברת מידע לצוות המנהלים ולווטרינר התורן.
היכרות עם המערכת
כרגע התנהלות ידנית בלבד. (המערכת לא קיימת)
ידע נדרש וכישורים
- אהבה רבה לחיות ולשמירה על הטבע.
- ידע בסיסי בחיות בר, כולל קריאה והבנת דוחות רפואיים.
- יכולת עבודה בצוות, תעדוף משימות תחת לחץ, שימוש במכשור רפואי וניהול תיעוד רפואי מדויק.
- מיומנויות תקשורת להעברת מידע לצוותי הניהול ולווטרינר התורן.
משימות עיקריות
- האכלה ומתן תרופות לחיות.
- קבלת חיות חדשות לאזור הטיפול.
- טיפול בשחרור חיות חזרה לטבע.
- ניקיון אזור המחייה של החיות וניקיון החיות עצמן.
- טיפול שוטף, מעקב ודיווח על מצב החיות.
כלים
- כלי עבודה יומיומיים: כלי טיפול רפואיים (מכשור רפואי, מד חום, מזרקים, משחות טיפוליות), כלי האכלה (קערות, מתקני האכלה), כלי ניקיון (מטאטאים, חומרי ניקוי מותאמים לאזורי מחייה של החיות).
- אמצעים מיוחדים: ציוד לשחרור חיות (ארגזי נשיאה), מערכות ניטור למעקב אחרי מצב החיות.
- מערכות טכנולוגיות: מחשב עם תוכנות בסיסיות לדיווחים, EXCEL
טבלת ניתוח משימות (חלקית)
| המבצע | המשימה | תדירות | חשיבות | זמן/קושי בביצוע |
|---|---|---|---|---|
| עובד בית החולים | בדיקת מצב בריאות חיה אחת | יומי | גבוהה | 3 |
| עובד בית החולים | האכלה פרטנית לחיה לפי תפריט מותאם | יומי | גבוהה | 4 |
| עובד בית החולים | מתן תרופות (כולל הזרקה או מתן אוראלי) | יומי | גבוהה | 4 |
| עובד בית החולים | ניקוי תא מחייה לחיה אחת | יומי | בינונית | 5 |
| עובד בית החולים | ביצוע תיעוד רפואי לאחר מתן טיפול | אחרי כל טיפול | גבוהה | 4 |
| עובד בית החולים | עדכון הווטרינר התורן בנוגע למצב חיה | לפי הצורך | גבוהה | 2 |
| עובד בית החולים | ניקיון אזור מחייה משותף לחיות | יומי | בינונית | 5 |
פתרונות
אפיון UX
חלוקת מידע חכמה
הבנו שחשוב לתכנן את הממשק כך שיציג רק את המידע הרלוונטי לכל שלב בתהליך, כדי להימנע מהעמסת שדות ומידע מיותר על המשתמש.
חלוקה לתפריטים בעלי היררכיות שונות, כאשר הרכיב המרכזי במערכת הוא "תיק רפואי" של החיה אשר מחולק לקטגוריות שונות ע"י טאבים.
ניהול מרחב מסך מצומצם
מכיוון שהמערכת פועלת בעיקר על טאבלטים, התמקדנו בניצול מרבי של המסך עבור נתונים קריטיים, תוך פישוט פעולות מרכזיות כמו קליטת מטופלים ותיעוד טיפולים.
הרשאות מותאמות
וטרינרים – גישה מלאה למידע רפואי ותיעוד טיפולים, כולל הזנה של טיפולים תרופתיים והנחיות.
עובדים- גישה מלאה למידע רפואי ותיעוד טיפולים.
מתנדבים – גישה רק למשימות יומיות ולנתונים בסיסיים.
מנהלים – דשבורד למעקב אחר סטטיסטיקות, ניהול צוותים וניהול לוגיסטי (תרופות וציוד).
דפי מידע על החיות והטיפול בהן, שבו התנהל המידע עד כה
שלבים בהכנת הווירפרם, איסוף המידע וסידור שלו על המסך
מסך לאחר האפיון המלא- היררכיית מידע:פאנל שמאלי מודגש,
טאבים עם כל המידע על החיה הנוכחית.
פתרונות
אפיון UI
דיזיין סיסטם שלם ומקיף שמותאם במיוחד לצרכים של המערכת, למשתמשים השונים ולתנאי העבודה המאתגרים בשטח
פלטת צבעים ייעודית
פלטה שנבחרה בקפידה להעברת תחושת מקצועיות, רוגע וחיבור לטבע, כולל גוונים כחולים ונייטרליים המשדרים אמון.
היררכיית טיפוגרפיה מלאה
כותרות, טקסטים ותתי כותרות, המותאמים לקריאה בתנאים שונים (כולל טאבלטים ומסכים קטנים).
קומפוננטות רספונסיביות
עיצוב כפתורים, טבלאות, שדות טקסט ואייקונים עם התמקדות בנגישות ובשימושיות במכשירים ניידים ובשטח
טפסים וטבלאות
עוצבו בצורה מותאמת לכל צרכי המשתמשים, בצורה שתאפשר לו לקבל החלטות ולמלא תכנים במהירות ובדיוק.
תוצאה
המערכת עובדת!
המערכת נכנסה לשימוש בשני גופים: בית החולים לחיות בר והמרכז להצלת צבי ים
עמוד מטופלים- זום אאוט על כל החיות המטופלות, ניתן למיון ולסינון. סטטוס החיה בצורה ברורה לעין.
תיק רפואי של המטופל- שימוש באיורים מופשטים על מנת לאפשר למשתמשים לראות את המידע החשוב בצורה מהירה נוחה.
עמוד מטופל- היררכיית מידע מאורגנת. תיק אישי של החיה מחולק לרמות שונות של מידע.
פאנל שמאלי עם המידע האישי החשוב שמוצג תמיד בתיק החיה.
מבט על- מסך המאפשר למטפלים לראות את נתוני המטופל ולחקור אותן במהירות.
המטרה היא לאפשר לוטרינרים לזהות מגמות ולעקוב אחרי שינויים.
השפעות
איך המערכת משפיעה על בית החולים?
דיוק ושיפור בניהול המידע
דיוק ושיפור בניהול המידע: כל המידע על החיות מרוכז ונגיש בלחיצת כפתור
יעילות תפעולית
הפחתת זמן העבודה הידנית והשגת תיאום טוב יותר בין המשתמשים.
התאמה לצרכים שונים
הרשאות גמישות שמשרתות את כל המשתמשים בצורה אפקטיבית.
פידבקים
במהלך הביקור שלי במקום, ראיתי בעצמי את השימוש במערכת ותיעדתי את התהליך.
הצוות שיבח את הנוחות בשימוש ואת ההתאמה לתנאי העבודה בשטח.
